Stéphanie ONILLON

Consultante/Formatrice - France

ORGANISATION DE SON AGENDA ET GESTION DES RENDEZ-VOUS

S’organiser, contrôler son temps, c’est savoir prévoir et planifier, mais pas seulement, car les « voleurs de temps » sont partout dans la vie quotidienne du cabinet dentaire.

 

Le plus pertinent des outils dont dispose l’équipe est l’Agenda, car il est à la fois l’anticipation et la mémoire des actions.
La productivité, le stress, les urgences, la gestion des temps de rendez-vous patients dépendent uniquement de l’Agenda. Il assure la fluidité de la bonne gestion des rendez vous.
Sachons l’utiliser à bon escient afin de ne pas subir les fins de journées interminables.

Prenons un peu de temps afin d’évaluer l’état de la situation :

Qui vous permettra de vous rendre compte d’un quotidien harassant ?
-« Je suis débordé »
-« Je me sens fatigué dès le matin »
-« Les urgences s’accumulent et déstabilisent mon planning »
-« Je me sens stressé et démotivé »
-« J’ai des retards dans mon agenda »
-« J’ai des rendez-vous manqués »
-« J’ai le sentiment de travailler à la ‘chaine’ »
-« Je souhaiterais avoir plus de temps pour mes soins et communiquer avec mes patients »
-« Pas assez de soins correspondent réellement à mes souhaits »
-« Trop de petits rendez-vous »
-« Trop de patients »
-….
Autant de questions que le médecin dentiste peut se poser et finalement s’apercevoir que la productivité et la rentabilité ne répondent pas à vos attentes.

Or, la gestion de vos rendez-vous doit être basée sur votre projet professionnel et votre façon de travailler (le travail doit s’adapter à l’homme), selon vos objectifs prévisionnels et financiers, votre temps de travail, le nombre et le type de patients que vous souhaitez.

LES FACTEURS CLÉS DE RÉUSSITE POUR LA GESTION DE L’AGENDA :
Sachez libérer un temps essentiel en équipe pour déterminer la manière dont vous souhaitez travailler et gérer vos rendez-vous de soins.

1. Déléguez cette gestion à une assistante qui sera responsable de cette planification en ayant pris le temps de lui préciser comment prévoir et gérer les créneaux urgences, gestion des retards. Discutez en équipe.
2. Utilisez un agenda adapté à votre exercice et non pas celui fourni par le fournisseur, qui ne correspond pas toujours à votre façon de travailler.
3. Planifiez vos actes de soins en groupement d’actes : chaque acte demande des temps incompressibles de la préparation de la salle de soins, au débarrassage, au nettoyage, à la gestion de la partie administrative…sans compter les temps dédiés au service patients dans son approche purement relationnelle. Sachez qu’avec 20 rendez-vous par jour, ce sont près de 4 heures qui doivent y être dédiés la journée ! Ce qui représente sur un rendez vous de 20 minutes 50% du temps à ces temps incompressibles.

 

Exemple de plan de traitement : 4 endos, 4 inlay core, 4 couronnes, et 4 composites :
En groupement d’actes ce sont : 4 endos en une seule séance, 4 préparations + empreintes en une seule séance, 4 poses IC + empreintes couronnes en une seule séance, 4 poses + les composites en une seule séance. Soit au total : 4 longues séances et 5 stérilisations. 

Durée du rendez vous Temps hors clinique Temps de travail effectifs
et réels de soins
20 Minutes 10 Minutes 10 Minutes
60 Minutes 10 Minutes 50 Minutes
90 Minutes 10 Minutes 80 Minutes

 

Gérer son agenda en rendez-vous

longs permet de traiter

3 fois plus de patients

 

gestion du temps au cabinet dentaire

 

4. Créez une liste d’attente de rendez-vous susceptibles d’être rapprochés pour pallier efficacement aux annulations tardives,
5. Planifier entre 4 à 6 heures par jour selon les praticiens - de longs rendez-vous par exemple de 9 h 00 à 12 h 00 et de 14 h 00 à 16 h 00 et le reste de votre journée en rendez vous de contrôle, détartrage, petits soins conservateurs,
6. Séquencez le plan de traitement en groupement des actes pour enfin les planifier sur vos agendas.

Bien comprendre l’ensemble de ces paramètres de gestion de l’agenda et les appliquer effectivement est un pré-requis nécessaire avant toute mise en place d’un système plus complet, cohérent et réducteur de stress dans votre cabinet dentaire.

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