M.K. KOKICH, V.G. KOKICH,
Effective teaching the art of engagement
Part 1 and 2.Journal of Orthodontics, vol 33, 2006, 125- 132, 213- 219
INTRODUCTION :
Communiquer oralement est aujourd’hui une compétence indispensable et incontournable dans nos sociétés odontologiques. En effet, la présentation orale d’un travail est une étape fréquente du parcours universitaire comme du parcours professionnel. Cette présentation orale est accompagnée par des supports visuels, le logiciel le plus utilisé dans ce domaine est sans doute PowerPoint de la suite Microsoft Office et son équivalent dans la la suite gratuite Open Office Impress.
Cependant, comment allons nous structurer notre conférence? Comment l’exposer? Allons- nous enseigner ou juste lire? Et est ce que notre présentation sera appréciée par le public auquel elle est destinée?
Nous allons, à travers cet article, essayer de relater les différents guidelines à respecter et qui devraient aider tout orateur à réaliser une présentation structurée et captivante pour l’auditoire. Ainsi, de la création du support power point à la manière de le présenter, faire des présentations n’auront plus de secrets pour nous.
GUIDELINE I : CONNAITRE VOTRE AUDITOIRE
Avant de commencer à planifier votre présentation, vous devez savoir à qui vous parler, vous devez alors connaitre votre auditoire.
Votre sujet doit être impérativement intéressant pour le plus grand nombre possible de personne dans le public. Si votre travail doit être présenté dans un congrès dentaire non spécialisé, il devra regrouper les diverses spécialités, par conséquent il doit être pluridisciplinaire.
Un travail qui intéresserait la quasi-totalité de la société dentaire serait par exemple la mise en place d’un implant sur une incisive latérale. Cet exemple incluant non seulement les orthodontistes pour ouverture de l’espace, mais aussi les parodontologistes pour la mise en place de l’implant, les prothésistes et dentistes généralistes pour la mise en place de la prothèse.
Exemple : Mise en place de l’implant sur incisive latérale :
GUIDELINE II : SURFACE VERSUS PROFONDEUR
En une heure de présentation, il faudra consacrer 5 minutes pour l’introduction et 5minutes pour votre conclusion ; il en restera alors 50 min pour votre présentation.
Il y a deux manières de procéder ; soit qu’on décide de traiter le sujet en surface en évoquant plusieurs situations cliniques, soit en profondeur en se focalisant sur une seule situation.
Avec la première approche, on fournira un grand nombre d'informations générales au public, mais votre capacité à enseigner sera limitée par le temps réduit que vous allez accordé pour chaque situation clinique.
Cependant si vous choisissez de parler d’une seule problématique, vous aurez suffisamment de temps pour traiter votre sujet en détail, donner au public des informations précieuses qu'il pourra appliquer dans ses pratiques quotidiennes. Ainsi, tout sujet traité en profondeur sera préféré à un sujet traité superficiellement.
GUIDELINE III : QUANTITE DE MATERIELS
Une fois que le choix du sujet et sa manière d’être abordé ont été fait, le prochain défi du présentateur est de déterminer la quantité de matériel à présenter en une heure. Elle peut être subdivisée en nombre d'exemples cliniques et en nombre d'images ou de diapositives. Combien d'exemples seront nécessaires pour faire le point sur le sujet? C'est ce qui nous permettra de différencier entre une présentation d’un novice et d’un enseignant.
Le novice croit que le nombre d’exemples cliniques est illimité, et par conséquent présentera cinq ou six exemples cliniques du même type. L’expression révélatrice de cette erreur est «Et voici un autre cas ». Ainsi en montrant multiples exemples du même traitement vous perdez votre auditoire ; après le second exemple, le public a compris le message, et toute autre illustration n'aura absolument aucune valeur.
Deux points essentiels sont à retenir:
- La quantité d'exemples n'améliore pas la qualité de l'enseignement ;
- La qualité de l'exemple améliore la qualité de l'enseignement.
La quantité de matériels se rapporte également au nombre de photos ou de diapositives que comprend une présentation d’une heure. Trop d'images dans une présentation réduiront le temps pour chacune d’entre elle sur l'écran, et compromettront l'efficacité de notre présentation.
La plupart d'entre nous ont déjà assisté à ce qu’on appelle le «tourbillon» d’une présentation, où le présentateur passe les images si rapidement que les yeux et le cerveau de l'auditoire deviennent hypnotisés. À ce moment, le public se désintéresse.
Un délai de 40 secondes par image est un temps raisonnable pour toute présentation, le présentateur aura à un rythme régulier et pourra garder l’attention du public.
GUIDELINE IV : ENGAGER VOTRE AUDITOIRE DES L’INTRODUCTION
Comment pouvons nous faire participer notre public dès l’introduction?
Il faut tout d’abord éviter d’énoncer votre titre car votre audience le connait déjà et il faudra choisir l’une des stratégies suivantes :
1) Commencer par évoquer un état des lieux et contexte général suivi d’une problématique ;
2) Poser au tout début la problématique de votre sujet ;
3) Montrer des photographies pré et post traitement d’un succès thérapeutique ;
4) Montrer des photographies pré et post traitement d’un échec clinique suivie du retraitement.
Il s'agit d'une méthode très efficace pour faire participer le public, car en montrant un échec dès le début de la présentation, le coté humain de l’auditoire est sollicité.
GUIDELINE V : LA TONALITE DE VOTRE VOIX
Si vous n'êtes pas un orateur expérimenté, vous pouvez faire une erreur fréquente en rapport avec la tonalité de la voix, à savoir la création d'une tonalité contre nature avec votre voix. Vous devez éviter cela et garder la tonalité de votre voix comme si vous étiez tout simplement en train de discuter avec un collègue.
Une astuce à cela serait de choisir 2 ou 3 personnes qui vous sont familiers et de les regarder directement dans les yeux au moment de la présentation Cette technique va vous encourager à être conversationnel. Varier votre attention entre les trois personnes que vous avez sélectionnées et simplement continuer de leur présenter votre sujet sans vous focaliser sur le reste de l'auditoire. En effet, cette technique fonctionne que ce soit avec un public de 20 ou de 2000 personnes.
GUIDELINE VI : CREATION D’UNE PRESENTATION FLUIDE
Une fois toutes les étapes préliminaires respectées, il est temps de rassembler la présentation qui doit être cohérente et fluide.
Il y a six étapes à retenir dans l’élaboration d’une présentation:
1- Montrer au public le plan de votre présentation afin de définir les éléments clés de chaque section et prévoir le contenu des diapositives ;
2- Numéroter le texte pour maintenir une harmonie et une liaison entre les différentes idées traitées ;
3- Utiliser une ou plusieurs images en divisant par exemple l’écran en quadrants, contribue à la concentration du public et à la création d’une illustration variée du message. En faisant passer les images, quelques quadrants ne doivent pas changer afin d’ancrer l’attention du public sur le sujet ou la situation clinique que vous décrivez ;
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4- Utiliser des flèches et des étiquettes pour éviter l’utilisation de pointeur parce que le trac provoque généralement des mouvements rapides et instables qui peuvent être distractifs, voire exaspérants ;
5- Varier le format des images lorsqu’on présente une série d’étapes de traitement afin de garder le public concentré ;
6- Varier le type d’images entre radiographies dentaires, photos, diagrammes, améliore l’illustration de votre message mais sans en abuser pour ne pas distraire le public.
GUIDELINE VII : COMMENT UTILISER POWER POINT ?
Il n’existe pas de forme spécifique pour créer une présentation en utilisant Power Point ; cela dépendra de votre style et de votre audience.
Cependant, pour s’assurer que votre public reste concentré, vous devez respecter les étapes suivantes :
1- Choix d’une bonne combinaison de couleurs:
- Agréables pour les yeux des spectateurs
- Les couleurs de police contrastant avec la couleur du fond soit un fond sombre (bleu foncé ou noir) avec une couleur de police clair (blanc, jaune), le choix des couleurs dépendra de l’environnement de votre présentation si la salle de projection est sombre utilisez plutôt des couleurs claires comme le blanc.
- Eviter l’utilisation du rouge.
2- Le texte doit être :
- Visible pour l’ensemble de la salle avec une taille de police suffisamment grande. En effet le public doit pouvoir lire le contenu des diapositives à partir d’une distance de deux à trois mètres.
- Simple et compréhensif en utilisant des phrases courtes et des mots clés.
- Ecrit avec un type de caractère normal et simple sans empattements en évitant les polices serifs, en gras décoratifs et l’italique. Pensez à utiliser les écritures rondes. La lisibilité peut être contrôlé soit en imprimant une version des diapositivessur une feuille de papier A4 ou bien en se déplaçant à travers une salle en regardant l’écran del’ordinateur, tous les éléments doivent être visibles à environ trois mètres ;
3- Ne pas dépasser six lignes par diapositive pour éviter que votre public se concentre sur la lecture du texte et néglige votre discours. Ne pensez pas à faire du Word sur Power Point : vos diapositives doivent être aérées. Les lignes doivent être alignées seulement à gauche et ne nécessitent aucune ponctuation de fin d’entrée;
4-Utiliser des animations simples et habituelles et éviter les transitions rapides parce qu’elle détourne l’attention du public;
5- Eviter les modifications de dernière minute, et concentrez vous plutôt sur le perfectionnement de votre présentation. Donnez-vous le temps de mémoriser votre présentation en cessant de faire des modifications un à deux jours avant la présentation.
GUIDELINE VIII : COMMENT NE PAS DECONCENTRER LE PUBLIC ?
Même si votre présentation respecte tous les principes étayés, il est encore possible de déconcentrer le public, sauf si vous éviter les erreurs suivantes :
1- Ne vous placer pas dans l’obscurité car le public a besoin de voir les expressions de votre visage;
2- Ne fixer pas le regard sur l’écran et garder un contact visuel avec le public. Le contact visuel doit s’établir en prenant soin de ne pas regarder toujours la même personne et de faire circuler son regard dans toute la salle. Chaque auditeur doit avoir l’impression que vous vous adressez à lui;
3- Ne laissez pas une diapositive plus ou moins d’une minute, le temps de traiter l’information;
4- N’utilisez pas les images inutiles et sans relation avec le texte;
5- Evitez de lire les diapositives et limitez vous à un pointage modéré vers l’écran. Si vous lisez le texte vous allez perdre le contact visuel avec le public et vous n’allez plus contrôler le ton de votre voix.
GUIDELINE IX : COMMENT RECAPTER L’ATTENTION DU PUBLIC ?
Si vous respectez les directives précédentes vous n’aurez pas besoin de recapter l’attention de votre public sauf dans des conditions particulières: conférence après déjeuner ou en fin d’après midi.
Il existe cependant deux méthodes efficaces pour maintenir le public concentré :
- Raconter une histoire pour décrire une situation d’humour vécue lors de vos préparations ou lors du traitement du patient par exemple.
- Poser des questions rhétoriques et éviter les questions directes.
GUIDELINE X : AVOIR UNE FIN SOLIDE
Pour laisser une bonne impression à la fin de la présentation, il faut :
1- Eviter un arrêt brusque ; votre clôture doit être annoncée par une formule de politesse « Merci pour votre attention »;
2- Dissimuler la fin de la présentation pour garder le public concentré jusqu’à la fin;
3- Eviter de demander s’il y’a des questions ; laisser le modérateur de la conférence le demander. Vos réponses aux questions doivent être courtes et directes. Si vous ne savez pas répondre avouez-le .Si la réponse est longue limitez vous aux éléments principaux et proposez de fournir des informations complémentaires après la session;
4- Eviter de dire « voici mon dernier cas » pensez à laisser le cas le plus intéressant à la fin;
5- la conclusion doit être : courte, significative et mémorable ce qui va éveiller la réflexion la discussion et la poursuite de la conférence hors du cadre. Ménagez donc une phrase ou une image qui restera collé aux participants.
CONCLUSION
L’angoisse ressentie avant de paraitre au public est naturel, afin de la gérer vous devez non seulement l’accepter mais aussi croire que tout doit bien se passer. Par conséquent vous devez maitriser votre présentation et être confiant.
Une dernière recommandation ; ce que vous faites en communication, faites le avec plaisir, sinon ca n’a aucun intérêt ni pour vous ni pour les autres.
BIBLIOGRAPHIE
M.K. Kokich V.G. Kokich Effective teaching the art of engagement Part 1 and 2.Journal of Orthodontics, vol 33, 2006, 125- 132, 213- 219
Louis Rachid Salmi, Lecture critique et communication médicale scientifique 3éme édition revue et augmentée La présentation dans un congrès scientifique 97:397 98:401-404 99:409
Traduit par : S. LAGHZAOUI, N. QAMMOUS, L. LAZRAK, F. BOURZGUI
Département d’Orthopédie Dento-facial
Faculté de Médecine Dentaire Université Hassan 2 Ain Chok Casablanca Maroc
